Prêt à l’audit : 3 façons de simplifier les opérations de votre banque de sang

Pour les banques de sang et les laboratoires d’analyses médicales, la mission est claire : protéger les stocks vitaux dont dépendent les patients. Votre équipe se consacre entièrement à cet objectif, mais les exigences opérationnelles liées à la préparation constante aux audits et à la prévention de la fatigue liée aux alarmes peuvent sembler écrasantes, d’autant plus que deux unités de sang peuvent coûter jusqu’à 875 € alors que la demande dépasse l’offre.

Que vous gériez les fournitures de transfusion, le plasma, les composants de biothérapie ou les stocks pour d’autres applications de banque de sang, un système de surveillance environnementale conçu pour vos besoins opérationnels spécifiques permet à votre équipe d’enquêter clairement sur les écarts et de s’assurer que toutes les politiques de stockage sont respectées.

Voyons comment un système conçu pour ces environnements répond à chaque exigence opérationnelle fondamentale, de la sonde physique dans votre congélateur au rapport final entre les mains d’un auditeur.

1. Rationalisez le processus d’audit grâce à une collecte de données robuste

Afin de simplifier le processus d’audit, l’objectif est d’établir un état de préparation continue, en passant d’une préparation réactive à une conformité proactive et permanente. La précision et l’efficacité avec lesquelles vos données sont collectées, sécurisées et communiquées peuvent faire la différence entre passer l’audit avec confiance et devoir remédier à des lacunes.

En passant à une plateforme plus efficace, les équipes peuvent réduire le temps de préparation de l’audit de 2 à 3 jours à moins d’une heure, ce qui permet de réaliser des économies pouvant atteindre 8 665 € par an. Cela s’inscrit dans le cadre d’un gain d’efficacité plus important, certaines banques de sang économisant jusqu’à 26 000 € par an en coûts de main-d’œuvre totaux.

Voici comment une plateforme de surveillance environnementale en temps réel rationalise le processus :

Respectez les normes et les meilleures pratiques :

• Les plateformes dotées d’une surveillance continue en temps réel facilitent la génération de rapports démontrant la conformité à l’exigence de l’Advancement of Blood & Biotherapies (AABB) en matière d’enregistrement de la température toutes les 4 heures.

• Les enregistrements peuvent être stockés en toute sécurité dans le cloud ou sur site afin de respecter les règles de conservation de 10 ans de l’AABB. Le stockage sécurisé dans le cloud garantit également la redondance des données, vous protégeant ainsi contre toute perte de données due à une défaillance matérielle ou serveur.

Produisez des enregistrements sécurisés et validés :

Les systèmes de surveillance validés pour la conformité à la norme FDA 21 CFR Part 11 fournissent des enregistrements inviolables et une piste d’audit sécurisée générée par ordinateur.

2. Mettez fin à la fatigue liée aux alarmes grâce à une gestion plus intelligente des alarmes

Dans une banque de sang ou un centre de stockage, il est essentiel que le personnel soit attentif aux alertes critiques. Une gestion plus intelligente des alarmes favorise cette vigilance en respectant les normes de la Direction européenne de la qualité du médicament et des soins de santé (EDQM) tout en garantissant que votre équipe ne réagisse qu’aux véritables écarts. Voici comment les alertes intelligentes améliorent la concentration et renforcent les capacités de votre équipe :

• Filtrer le bruit grâce à des alarmes personnalisées : les alertes intelligentes font la différence entre une brève ouverture de porte et une véritable anomalie, réduisant ainsi considérablement les notifications indésirables.

• Répondez aux exigences de la Direction européenne de la qualité du médicament et des soins de santé (EDQM) : cette technologie facilite la conformité aux exigences relatives aux alarmes sonores 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, qui sont régulièrement testées et réglées pour se déclencher avant que les températures ne sortent de la plage autorisée.

• Activez l’accès mobile pour une réponse immédiate : les systèmes de surveillance avec accès mobile via une application réduisent le besoin d’une surveillance constante en personne et augmentent la flexibilité de l’équipe.

3. Gérez toutes les températures des produits à partir d’une seule interface

Une plateforme centralisée vous offre un contrôle total sur la complexité des températures requises pour différents produits sanguins. Des globules rouges réfrigérés aux plaquettes à température ambiante en passant par le plasma surgelé, chaque produit a ses propres exigences de stockage.

La gestion simultanée de ces environnements sur des dizaines d’unités représente un défi opérationnel de taille. Une plateforme de surveillance moderne doit être entièrement compatible avec votre équipement existant, tel que les réfrigérateurs Follett, Helmer Scientific et ThermoFisher Scientific, et aider votre banque de sang à :

Bénéficier d’une visibilité totale : un tableau de bord unifié permet aux responsables de superviser chaque équipement (réfrigérateurs, congélateurs, incubateurs de plaquettes) et tous les paramètres critiques en un seul endroit.

Simplifier la gestion des profils : gérez facilement plusieurs profils d’alarme pour différents produits (par exemple, globules rouges, plasma et réactifs) à partir d’un seul endroit.

Garantir l’intégrité des données : cette vue centralisée simplifie l’examen par le superviseur des journaux et de la documentation des mesures correctives, comme le soulignent les normes EDQM.

Sécurité renforcée pour les patients et une tranquillité d’esprit assurée.

En intégrant ces fonctions, un système moderne de surveillance environnementale transforme les opérations d’une banque de sang, passant d’un modèle réactif à un modèle proactif. Les plateformes OCEAView™ Cloud et OCEAView™ On-Premise de Dickson offrent une visibilité totale sur vos actifs critiques grâce à une application facile à utiliser et à une application mobile.

Parmi les principales fonctionnalités, citons la surveillance à distance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 depuis n’importe quel appareil, des alertes personnalisables envoyées par téléphone, SMS et e-mail, qui peuvent être confirmées directement depuis votre téléphone.

Ce système d’alerte intelligent fait une différence tangible. Un responsable de l’assurance qualité a déclaré : « Depuis la mise en œuvre du système de Dickson, nous avons réduit les fausses alarmes de plus de 50 %. »

La plateforme vous permet également de générer et de partager des rapports automatisés, garantir la conformité grâce à un enregistrement sécurisé et horodaté des données, et est hautement évolutive pour gérer des milliers d’appareils à la fois.

Pour en savoir plus sur OCEAView, demandez une démonstration ou contactez-nous si vous avez des questions.